Sistem Informasi Berbasis Komputer
(CBIS)
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (CBIS)
CBIS
atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa
komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun
secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan
kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu
dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based”
karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer
Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.
CBIS ini
diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan
organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan
hasil yang maksimal dalam proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang
merupakan manfaat dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi
adalah :
·
Penghematan waktu (time saving)
·
Penghematan biaya (cost saving)
·
Peningkatan efektifitas (effectiveness)
·
Pengembangan teknologi (technology development)
·
Pengembangan personil akuntansi (accounting staff
development)
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut :
·
Data : merupakan deskripsi dari
sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang
nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
·
Informasi : merupakan hasil dari
pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat
bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
·
Sistem : merupakan entitas,
baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling
terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur
dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem
dari CBIS adalah :
1.
Sistem Informasi Akuntansi
2.
Sistem Informasi Manajemen
3.
Sistem Pendukung Keputusan
4.
Automasi Kantor (Office Automation)
5.
Sistem Pakar
Definisi
sistem informasi akuntasi (SIA) dapat ditelahh dari ketiga kata penyusunnya,
yaitu sistem, informasi, dan akutansi. Sistem adalah sekumpulan komponen yang
saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Informasi
adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa sehingga dapat
digunakan oleh penggunanya dalam membuat keputusan. Akutansi didefinisikan
sebagai proses mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa
ekonomis pada suatu organisasi pada pihak yang membutuhkan.
Dengan
melihat definisi ketiga kata tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa SIA adalah
sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data
sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi manajemen adalaha sebuah sistem informasi
yang selain melakukan penglahan transaksi yang sangat berguna untuk kepentingan
organisasi, juga banyak memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk
fungsi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Secara historis, gagasan sebuah sistem informasi tidak
dikenal sebelum munculnya komputer. Akan tetapi, komputer telah banyak
memberikan dampak dengan terwujudnya gagasan tersebut menjadi realitas.
Organisasi dalam segala motif selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengklasifikasi,
mengolah, menyimpan, melihat kmbali/ menemukan kembali, dan mendistribusikan
informasi. Komputer telah membeikan sumbangan yang tinggi berupa teknologi
canggih dan terandalkan pada sistem informasi. Dampaknya, sebuah sistem
informasi berdasarkan komputer akan mengalami perbedaan dengan sistem-sistem
yang diolah secara manual.
Menurut Gordon B. Davis sistem informasi manajemen (SIM)
adalah sebuah kesatuan, sistem mesin pengguna yang terintegrasi dalam
memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan
keputusan dalam suatu organisasi. Sistem yang dimaksud adalah sistem yang
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model yang digunakan untuk
menganalisis, merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan serta sebuah
basis data.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (SPK)
Sistem
pendukung keputusan (SPK) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer
termasuk sistem berbasis pengetahuan atau manajemen pengetahuan yang
dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data
menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi terstruktur yang spesifik.
Menurut
Moore dan Chang (Principle of Service Marketing : 1980) yang
diterjemahkan oleh Masrun (Turban dkk : 1995) , sistem pendukung keputusan
dapat digambarkan sebagai “sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad
hocdata, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi
perencanaan masa depan dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa”.
Sedangkan
menurut Keen dan Scoot Morton, (Principles of Management : 1968)
dalam (Turban dkk, 2005 : 137) sistem pendukung keputusan merupakan
“penggabungan sumber-sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk
memperbaiki kualitas keputusan. Sistem pendukung keputusan juga merupakan
sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang
menangani masalah-masalah semi struktur”.
Dengan
pengertian diatas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem pendukung
keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan
sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan
informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk
membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga
sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam
proses pembuatan keputusan.
Menurut
Azwar (Sistem Pendukung Keputusan : 1995), dari pengertian sistem pendukung
keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain :
1. Mendukung
proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception.
2. Adanya
interface manusia atau mesin dimana manusia (user) tetap memegang
kontrol proses pengambilan keputusan
3. Mendukung
pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan
tidak terstruktur.
4. Memiliki
kapasistas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.
5. Memiliki
subsistem-subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi
sebagai kesatuan item.
6. Membutuhkan
struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh
tingkatan manajemen.
OFFICIAL AUTOMATION (OA)
Office
automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal
dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang
di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya
penggunaan office automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada
kalangan pabrik industry saja. Namun, saat ini penggunaanny sudah menyebar
hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada tahun 1964, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST)
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita
magnetik secara otomatis.
Office
Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar
sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang
sama ataupun tidak.
Tujuan
dari office automation ialah :
* Membantu kegiatan
sekertariat dan karyawan administrasi
* Menaikkan
produktifitas
*
Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam
dan di luar organisasi
* Mengurangi
penghentian kerja
* Pengurangan biaya
peralatan
Pengguna
office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna office automation dibagi ke dalam
4 kategori, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif
Aplikasi Office
Automation
Jenis aplikasi yang
digunakan dalam office automation, ialah :
1.
Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2.
Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3.
Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4.
Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.
5.
Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio converencin ialah:
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio converencin ialah:
* Ada moderator
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.
6.
Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:
*
One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan
*
One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
*
Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
7.
Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8.
Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9.
Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT
10.
Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah
11.
Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
*
Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta
*
Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
*
Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
SISTEM PAKAR (EXPERT SYSTEM)
Sistem pakar
(expert system) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan
dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar di
dalam sistem ini digunakan sebagi dasar oleh Sistem Pakar untuk menjawab
pertanyaan (konsultasi).
Kepakaran (expertise)
adalah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian
pelatihan, membaca, dan pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil
keputusan secara lebih baik dan lebih cepat daripada non-pakar dalam memecahkan
problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top memiliki
pengetahuan lebih banyak daripada pakar yunior. Tujuan Sistem Pakar adalah
untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang
lain (yang bukan pakar).
Sistem pakar
adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih
pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali
dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an
dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah
suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis
informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas
masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung
dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian
tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan
kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.
Karakteristik
Sistem Pakar
·
Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari
pengalaman
·
Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap
situasi baru
·
Mampu menangani masalah yang kompleks (semi
terstruktur)
·
Memecahkan masalah dengan penalaran
·
Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah
SUMBER :
